Lieferantenrechnungen prüfen und gesammelt per SEPA bezahlen

Am Tag des Zahllaufs liegen Eingangsrechnungen aus Einkauf, Lager und Projekten vor. Die Buchhaltung soll eine Sammelüberweisung erstellen, doch bei einigen Rechnungen ist unklar, ob die Ware angekommen ist, ob der Preis stimmt oder ob die Rechnung schon einmal bezahlt wurde. Wer ungeprüft zahlt, holt Fehler später mühsam zurück: Rückforderungen, Rückfragen beim Lieferanten, Korrekturbuchungen. Wer erst im Zahllauf prüft, hält die Zahlung für alle auf. Die Lösung ist eine feste Prüfliste, die vor dem Zahllauf abgearbeitet wird.

Eingang: Ist die Rechnung formal vollständig?

Situation: Eine Rechnung kommt per Mail, Post oder als E-Rechnung in der Buchhaltung an. Bevor jemand inhaltlich prüft, klärt die Buchhaltung die Form.

Prüfen Sie:

1. Stimmen Name und Anschrift Ihres Unternehmens und die des Lieferanten?
2. Sind Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Menge, Entgelt und Steuerausweis vorhanden?
3. Ist die Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten angegeben?
4. Ist das Format lesbar? Bei einer E-Rechnung (ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Strukturdaten, XRechnung eine reine XML-Datei) prüfen Sie, ob die Datei sich öffnen und auslesen lässt.

Regel: Wenn Pflichtangaben fehlen, buchen Sie nicht und zahlen Sie nicht. Fordern Sie eine korrigierte Rechnung an, denn nur mit einer formal korrekten Rechnung ist in der Regel der Vorsteuerabzug möglich. Offene Fälle klären Sie mit dem Steuerberater.

Inhalt: Stimmt die Rechnung mit Bestellung und Lieferung überein?

Situation: Das Lager hat eine Lieferung angenommen, der Einkauf hat vorher bestellt, nun liegt die Rechnung vor. Die Buchhaltung gleicht drei Dinge ab: Bestellung, Wareneingang, Rechnung (der sogenannte Drei-Wege-Abgleich).

Prüffragen:

• Gibt es zur Rechnung eine Bestellung? Wenn nein: Wer hat den Auftrag erteilt?
• Entsprechen Menge und Preis der Bestellung oder dem Rahmenvertrag?
• Wurde alles geliefert, was berechnet wird? Bei Teillieferungen darf nur der gelieferte Teil bezahlt werden.
• Sind Skonto, Rabatt und Fracht so berechnet wie vereinbart?
• Ist die Rechnung bereits erfasst? Prüfen Sie Lieferant und Rechnungsnummer auf Dubletten.

Regel: Wenn Menge oder Preis abweichen, zahlen Sie die Rechnung nicht in den Sammellauf. Klären Sie mit dem Lieferanten und halten Sie den Grund fest.

Ein Beispiel aus dem Betrieb eines Solar-PV-Installateurs: Die Rechnung für Module nennt eine höhere Stückzahl als der Wareneingang im Lager. Hier hilft es, wenn Projekte, Lager und Buchhaltung dieselben Daten sehen, wie es in einer Software für diesen Betrieb möglich ist. Dann prüft die Buchhaltung den Wareneingang selbst, statt beim Lager nachzufragen.

Freigabe: Wer darf zahlen?

Situation: Eine Rechnung ist inhaltlich korrekt, doch jemand muss sie sachlich freigeben. Das Vier-Augen-Prinzip verlangt, dass nicht dieselbe Person bestellt, prüft und zahlt.

Prüffragen:

• Hat die zuständige Stelle die sachliche Richtigkeit bestätigt?
• Gilt für den Betrag eine Wertgrenze mit zweiter Freigabe?
• Ist die Person, die die Zahlung auslöst, eine andere als die, die bestellt hat?

In Simplify-ERP lassen sich im Einkauf Freigaben nach Wertgrenzen einrichten. Das bildet das Vier-Augen-Prinzip im System ab. In Papierprozessen leistet ein Freigabestempel mit Namen und Datum dasselbe.

Regel: Wenn die Freigabe fehlt, bleibt die Rechnung aus dem Zahllauf.

Bankdaten: Stimmt der Zahlungsempfänger?

Situation: Ein Lieferant meldet per Mail neue Bankdaten. Das ist ein häufiger Betrugsweg.

Prüffragen:

• Entspricht die IBAN der Rechnung der IBAN im Lieferantenstamm?
• Wenn nicht: Wurde die Änderung telefonisch unter einer bekannten Nummer bestätigt, nicht über die Nummer aus der Mail?
• Wer darf Bankdaten im Stamm ändern, und wird die Änderung protokolliert?

Regel: Wenn sich die IBAN geändert hat, zahlen Sie erst nach Rückbestätigung über einen bekannten Kanal.

Mängel: Was passiert mit beanstandeten Rechnungen?

Situation: Die Prüfung ergibt einen Mangel, etwa falscher Preis oder fehlende Ware. Ohne klaren Weg bleiben solche Rechnungen liegen und werden später doch bezahlt oder vergessen.

Vorgehen:

1. Markieren Sie die Rechnung als „zu prüfen“.
2. Teilen Sie dem Lieferanten den Grund mit, mit einem festen Satz an Gründen (Preisabweichung, Menge, fehlende Bestellnummer, formaler Mangel).
3. Nehmen Sie die Rechnung aus dem Zahllauf.

Simplify-ERP bietet dafür in der Bankanbindung vordefinierte Gründe, die an den Lieferanten gehen; die Rechnung wird als zu prüfen markiert. Eine Tabelle mit Spalte „Grund“ und „Status“ erfüllt denselben Zweck.

Zahllauf: Auswahl und Export

Situation: Alle geprüften und freigegebenen Rechnungen, die in dieser Woche fällig sind, sollen gemeinsam bezahlt werden.

Schritte:

1. Filtern Sie auf fällige, freigegebene Rechnungen. Beachten Sie Skontofristen.
2. Prüfen Sie die Summe gegen die verfügbare Liquidität.
3. Exportieren Sie die Auswahl als eine SEPA-XML-Datei (das Überweisungsformat im europäischen Zahlungsverkehr).
4. Laden Sie die Datei im Online-Banking hoch oder übertragen Sie sie per EBICS (ein Standard für den Datenaustausch mit der Bank).
5. Geben Sie die Zahlung nach Bankvorgaben frei.

In Simplify-ERP wählen Sie die diese Woche fälligen Lieferantenrechnungen gemeinsam aus und exportieren sie als eine SEPA-XML-Überweisungsdatei.

Regel: Wenn eine Rechnung nach der Auswahl noch Fragen offen hat, nehmen Sie sie vor dem Export heraus, nicht erst bei der Bank.

Nach dem Lauf: Abgleich

Situation: Der Kontoauszug zeigt die Abbuchung als eine Sammelposition oder als Einzelposten.

Prüffragen:

• Stimmt die Summe der Datei mit der Abbuchung überein?
• Sind alle Rechnungen als bezahlt markiert und die offenen Posten der Lieferanten ausgeglichen?
• Gibt es Rückläufer der Bank?

Ihr nächster Schritt

Nehmen Sie die letzten Eingangsrechnungen, die zurückgefragt oder doppelt bezahlt wurden, und ordnen Sie jeden Fall einem der Abschnitte oben zu: Form, Inhalt, Freigabe, Bankdaten oder Mangel. Der Abschnitt mit den meisten Fällen steht an erster Stelle Ihrer Prüfliste. Schreiben Sie je Abschnitt zwei bis drei Prüffragen auf und legen Sie fest, wer sie vor dem nächsten Zahllauf abhakt.