Erstes ERP

Digitalisierung mit Odoo

Odoo als erstes ERP statt Excel und Insellösungen

Von Excel-Listen zum ERP, Bereich für Bereich.Excel und InsellösungenIst-Prozesseaufnehmen, nicht nachbauenZwischentabelleZeilen prüft ein MenschOdooje Bereich liveSteuerberatungDaten geregelt übergeben
Von Excel-Listen zum ERP, Bereich für Bereich.

Grafik in Textform

  1. Excel und Insellösungen
  2. Ist-Prozesse (aufnehmen, nicht nachbauen)
  3. Zwischentabelle (Zeilen prüft ein Mensch)
  4. Odoo (je Bereich live)
  5. Steuerberatung (Daten geregelt übergeben)

Auf einen Blick

  1. Excel-Listen laufen über eine Zwischentabelle, deren Zeilen ein Mensch prüft.

  2. Die Bereiche gehen nacheinander live, nicht alle auf einen Schlag.

  3. Seit dem 01.01.2025 muss ein Unternehmen den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen.

  4. Key-User werden geschult und tragen das System im Haus.

Simplify-ERP führt Odoo als erstes ERP ein, für Unternehmen, die mit Excel, DATEV beim Steuerberater und einzelnen Insellösungen arbeiten. Zuerst werden Ist-Prozesse aufgenommen, Excel-Daten laufen über eine Zwischentabelle, die ein Mensch prüft, die Buchhaltung wird mit SKR03 oder SKR04 und E-Rechnung eingerichtet, die Bereiche gehen nacheinander live. Key-User werden geschult und tragen das System im Haus.

Details

Ihre Ausgangslage

  • Excel-Listen

    Kunden, Artikel, Aufträge und Bestände stehen in Tabellen, die mehrere Personen pflegen.

  • DATEV beim Steuerberater

    Belege gehen gesammelt an die Steuerberatung, die in DATEV bucht.

  • Insellösungen

    Ein Programm für Rechnungen, eines für den Shop, eines für die Zeiten; dazwischen wird kopiert.

  • E-Rechnung

    Seit dem 01.01.2025 muss ein Unternehmen den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen.

Wissen: ZUGFeRD oder XRechnung

So läuft die Einführung

  • 1. Ist-Prozesse aufnehmen

    Abläufe werden aufgenommen, dokumentiert und in eine Spezifikation übersetzt, ohne sie im neuen System eins zu eins nachzubauen.

  • 2. Edition und Lizenzen

    Community oder Enterprise abwägen; der Lizenzbedarf ergibt sich aus Rollen und Nutzern.

  • 3. Daten aus Excel übernehmen

    Kunden, Produkte, Projekte und Bestände werden geprüft, bereinigt und über eine Zwischentabelle übernommen; der Import lernt Spaltennamen aus früheren Importen.

  • 4. Buchhaltung einrichten

    Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, Eröffnungsbilanz, Kontoauszüge per EBICS; die Daten gehen auf einem mit der Steuerberatung vereinbarten Weg an sie.

  • 5. Bereich für Bereich live

    Jeder Bereich geht für sich live. Anwender und Key-User werden geschult, remote oder vor Ort, mit Prozessdokumentation und Videos.

  • 6. Betrieb

    Live-, Staging- und Entwicklungsserver, Backups und SSL; Ihre IT erhält Zugänge.

Wissen: Ist-Prozesse aufnehmen

Entscheidungsregeln

  • Mit einem Bereich beginnen

    Ein ERP geht in Bereichen live, nicht auf einen Schlag. Beginnen Sie dort, wo heute am meisten abgetippt wird.

  • Vor der Konfiguration entscheiden

    Prozesse, Stammdaten und Rollen müssen feststehen, bevor konfiguriert wird.

  • Erst bereinigen, dann übernehmen

    Daten vor dem Import zu bereinigen spart mehr, als sie danach zu korrigieren. Formeln aus Tabellen werden als Regeln beschrieben.

  • Ein führendes System je Datenart

    Legen Sie je Datenart fest, welches System führt, damit nichts doppelt gepflegt wird.

  • Standard vor Anpassung

    Anpassungen bestimmen jedes spätere Versions-Upgrade mit. Prüfen Sie zuerst, ob Standard plus Prozessänderung reicht.

Wissen: Datenimport mit Zeilenprüfung

Eckdaten

Ausgangslage
Excel, DATEV beim Steuerberater, Insellösungen
Einführung
Je Bereich
Datenübernahme
Zwischentabelle mit menschlicher Zeilenprüfung
E-Rechnungsformate
ZUGFeRD, XRechnung

FAQ

Häufige Fragen

Müssen wir alles auf einmal umstellen?

Nein. Ein ERP geht in Bereichen live, etwa Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung, jeweils geplant von der Anforderung über Konfiguration und Datenübernahme bis zum Go-live.

Was passiert mit unseren Excel-Listen?

Kunden, Produkte, Projekte und Bestände werden geprüft, bereinigt und übernommen. Die Spalten werden einer Zwischentabelle zugeordnet, ein Mensch prüft die Zeilen, und der Import lernt Spaltennamen aus früheren Importen. Was Formeln in den Tabellen leisten, wird als Regel im ERP beschrieben.

Wie kommen unsere Buchhaltungsdaten zur Steuerberatung?

Die Buchhaltung in Odoo wird mit dem Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 eingerichtet. Die Daten gehen auf einem Weg an die Steuerberatung, den Sie vorher mit ihr vereinbaren. Ein DATEV-Export gehört nicht zu dieser Einführung.

Was ändert die E-Rechnungspflicht für uns?

Seit dem 01.01.2025 muss ein Unternehmen den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen. Odoo erstellt, prüft und empfängt E-Rechnungen als ZUGFeRD und XRechnung.

Brauchen wir eigene Server?

Odoo kann für Sie betrieben werden: Live-, Staging- und Entwicklungsserver, Backups und SSL, mit Zugängen für Ihre IT. In der Betreuung nach dem Go-live geben Sie jede Korrektur vorher als Plan frei, und sie wird auf einem Staging-System getestet, bevor sie live geht.

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