Freigaben nach Wertgrenzen: Das Vier-Augen-Prinzip im ERP abbilden

Eine Mitarbeiterin im Einkauf bestellt Lizenzen, Material oder eine Dienstleistung. Die Bestellung geht raus, die Rechnung kommt, und erst in der Buchhaltung fällt auf, dass niemand sonst sie gesehen hat. Die Folge: Rückfragen, nachträgliche Genehmigungen per Mail, Rechnungen, die liegen bleiben, weil unklar ist, wer zugestimmt hat. Das andere Extrem kostet ebenfalls Zeit: Wenn die Geschäftsführung jede Kleinbestellung abzeichnen muss, stauen sich Vorgänge, und Mitarbeiter bestellen am System vorbei.

Wertgrenzen lösen beides. Kleine Beträge laufen ohne Hürde durch, größere brauchen eine zweite Person. Das ist Kontrolle ohne Bremse.

Zuerst klären: Was soll das Vier-Augen-Prinzip schützen?

Das Prinzip sagt: Wer einen Vorgang auslöst, gibt ihn nicht allein frei. Im Einkauf geht es meist um drei Risiken: Bestellungen ohne Budget, Bestellungen bei ungeprüften Lieferanten und Bestellungen, die jemand für sich selbst veranlasst.

Schreiben Sie vor jeder Konfiguration auf, welches Risiko Sie abdecken. Daraus folgt, welche Stufen Sie brauchen. Wer nur Budgetüberschreitungen verhindern will, kommt mit wenigen Stufen aus.

Prüffrage: Können Sie für jede geplante Stufe in einem Satz sagen, welches Risiko sie abdeckt? Wenn nicht, streichen Sie die Stufe.

Wertgrenzen festlegen: Der Fall der Bestellung zwischendurch

Nehmen Sie eine typische Situation: Der Einkauf bestellt Verbrauchsmaterial für den Lagerbetrieb. Der Betrag ist gering, der Lieferant bekannt. Eine Freigabe wäre reine Verzögerung. Dieselbe Mitarbeiterin bestellt am nächsten Tag eine Maschine. Hier muss eine zweite Person hinsehen.

So gehen Sie vor:

1. Ziehen Sie die Bestellungen der letzten Monate aus dem System und sortieren Sie sie nach Betrag.
2. Suchen Sie die Stellen, an denen die Beträge deutlich springen. Dort liegen natürliche Grenzen.
3. Legen Sie die erste Grenze so, dass der Großteil der Routinebestellungen darunter bleibt.
4. Legen Sie eine zweite Grenze dort, wo Sie die Geschäftsführung oder Finanzleitung einbinden wollen.
5. Halten Sie die Beträge schriftlich fest, mit Datum und Verantwortlichem für die Festlegung.

Entscheidungsregel: Wenn mehr als nur gelegentlich Bestellungen auf die Freigabe warten, ist die Grenze zu niedrig. Wenn Sie bei Prüfungen Bestellungen finden, die Sie lieber gesehen hätten, ist sie zu hoch.

Die konkreten Beträge hängen von Ihrer Größe und Ihrem Risiko ab. Eine Zahl aus einem anderen Betrieb hilft Ihnen nicht.

Freigeber bestimmen: Rolle statt Person

Eine Bestellung wartet, weil der Abteilungsleiter im Urlaub ist. Das passiert, wenn die Freigabe an einem Namen hängt.

Ordnen Sie Freigaben Rollen zu, etwa Abteilungsleitung, Finanzleitung, Geschäftsführung, und hinterlegen Sie pro Rolle mindestens zwei Personen. So bleibt der Prozess im Urlaub oder bei Krankheit handlungsfähig.

Beachten Sie drei Grundsätze:

• Der Besteller gibt seine eigene Bestellung nie frei, auch nicht, wenn er die höhere Rolle innehat. Dann muss die nächsthöhere Stelle ran.
• Die Freigabe richtet sich nach dem Gesamtbetrag der Bestellung, nicht nach der einzelnen Position. Sonst lassen sich Beträge in Teilbestellungen aufspalten.
• Der Freigeber muss fachlich beurteilen können, was er freigibt. Eine Freigabe, die nur durchgewunken wird, ist keine Kontrolle.

So bildet sich das im ERP ab

In Odoo und damit auch in Simplify-ERP gehören Freigaben nach Wertgrenzen zum Einkaufsmodul. Der Ablauf ist im Prinzip derselbe wie in anderen ERP-Systemen: Die Bestellung bleibt als Entwurf oder in einem Status „zu genehmigen“, solange der Betrag über der Grenze liegt. Erst die berechtigte Person bestätigt sie, danach geht sie an den Lieferanten. Unterhalb der Grenze bestätigt das System automatisch.

Bei der Einrichtung entscheidet sich, ob der Prozess trägt. Klären Sie vorab, wie in Ihrem Betrieb Rollen, Stammdaten und Benutzer zusammenhängen. Wer in der Anforderungsanalyse erst später merkt, dass Rollen unklar sind, konfiguriert doppelt. Legen Sie deshalb Wertgrenzen, Rollen und Vertretungen auf Papier fest, bevor jemand im System etwas einstellt.

Prüffrage: Kann jemand aus der Fachabteilung anhand Ihrer Unterlage allein nachvollziehen, wer bei welchem Betrag freigibt?

Die Freigabe im Alltag: Was der Freigeber sehen muss

Ein Freigeber bekommt eine Anfrage. Wenn er erst fünf Rückfragen stellen muss, verliert der Prozess seinen Zweck. Er braucht auf einen Blick:

• Lieferant und Gesamtbetrag
• Zweck, Kostenstelle oder Projekt
• Vergleichsangebote, falls vorhanden
• Hinweis, ob ein Rahmenvertrag besteht

Legen Sie fest, wie lange eine Freigabe höchstens warten darf, und wer nach Ablauf erinnert oder eskaliert. Eine Eskalation an die Vertretung ist besser als eine Umgehung durch den Besteller.

Entscheidungsregel: Wenn Freigeber regelmäßig zurückfragen, fehlt in der Bestellung eine Information. Ergänzen Sie dann das Pflichtfeld, nicht die Mail.

Nachvollziehbarkeit: Wer hat wann freigegeben?

Bei einer Prüfung durch Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer zählt, dass Sie belegen können, wer zugestimmt hat. Die Freigabe sollte am Vorgang selbst stehen, nicht in einer Mail im persönlichen Postfach. Wenn Sie zusätzlich ein Audit-Log führen, das Änderungen an Beträgen und Lieferanten protokolliert, sehen Sie auch, ob jemand eine Bestellung nach der Freigabe verändert hat.

Legen Sie fest: Ändert sich der Betrag nach der Freigabe, wird die Freigabe ungültig und läuft erneut. Sonst ist die Wertgrenze mit einem Trick auszuhebeln.

Ausnahmen regeln, statt sie zu dulden

Dringende Bestellungen kommen vor: ein Ausfall, der Ersatz braucht. Wer dafür keinen Weg vorsieht, erlebt Umgehungen.

Definieren Sie einen Eilweg: Eine benannte Person darf außerhalb der üblichen Stufe freigeben, die Begründung steht am Vorgang, und die Finanzleitung sieht solche Fälle regelmäßig durch. Was häufig als Ausnahme auftaucht, ist meist eine zu niedrige Grenze oder ein fehlender Rahmenvertrag.

Ihr nächster Schritt

Ziehen Sie heute die Bestellungen der letzten Monate nach Betrag sortiert aus Ihrem System. Markieren Sie die Bestellungen, bei denen Sie rückblickend eine zweite Person hätten einbinden wollen. Notieren Sie daneben den jeweils niedrigsten Betrag. Das ist Ihr Kandidat für die erste Wertgrenze. Schreiben Sie dazu für jede Stufe eine Rolle und zwei Personen auf, die freigeben dürfen.