Ist-Prozesse aufnehmen, ohne sie im neuen System nachzubauen

Die Einkaufsleiterin beschreibt dem Projektteam, wie eine Bestellung heute abläuft: Sie druckt die Anforderung aus, der Abteilungsleiter unterschreibt, eine Kollegin tippt die Daten in eine Excel-Liste. Zwei Wochen später steht genau dieser Ablauf in der Spezifikation, nur mit einem Bildschirm statt Papier. Das neue System bildet dann die Umwege des alten ab. Das kostet Zeit in der Umsetzung, Rückfragen im Fachbereich und Anpassungen, die später jedes Versionsupgrade erschweren.

Dieser Artikel zeigt, wie Sie einen Ablauf aufnehmen, ohne ihn zu kopieren, und wie Sie dabei markieren, was sich ändern soll.

Einen Ablauf auswählen und eingrenzen

Nehmen Sie nicht „den Vertrieb" auf, sondern einen Vorgang mit klarem Anfang und Ende. Beispiele aus dem Alltag:

• Eine Bestellung im Webshop geht ein und muss als Auftrag im ERP landen.
• Ein Mitarbeiter sucht eine Information, die in Angeboten, Mails und Projektnotizen verteilt liegt.
• Eine Kundenanfrage kommt per Mail und soll bearbeitet werden.
• Ein Solarbetrieb begleitet ein Projekt vom Angebot über Materialbeschaffung bis zur Rechnung.

Legen Sie für Ihren Ablauf fest:

1. Auslöser: Was setzt den Vorgang in Gang (Mail, Anruf, Bestellung)?
2. Ergebnis: Woran erkennen Sie, dass er fertig ist (Rechnung gebucht, Ticket geschlossen)?
3. Beteiligte: Wer arbeitet daran, nach Rolle statt nach Name?

Wenn Sie den Ablauf nicht in einem Satz von Auslöser bis Ergebnis beschreiben können, ist er zu groß. Teilen Sie ihn.

Den Ablauf so aufnehmen, wie er wirklich läuft

Sprechen Sie mit denen, die den Vorgang tatsächlich ausführen, nicht nur mit der Leitung. Die Leitung kennt den Sollablauf, die Sachbearbeiterin kennt die Abkürzungen und Umgehungen.

Lassen Sie sich einen echten, abgeschlossenen Fall zeigen, am besten anhand des Dokuments: die konkrete Bestellung, die konkrete Rechnung, die konkrete Mail. Halten Sie je Schritt fest:

• Wer tut was, und womit (Programm, Excel, Papier, Telefon)?
• Welche Information geht hinein, welche kommt heraus?
• Wo wartet der Vorgang, und worauf?
• Wo werden Daten abgetippt, die schon irgendwo stehen?
• Welche Ausnahmen kommen vor, und wie werden sie gelöst?

Schreiben Sie in dieser Phase nur auf, was ist. Bewertungen wie „das ist unnötig" kommen später. Sonst hören die Beteiligten auf, ehrlich zu erzählen.

Das Warum hinter jedem Schritt erfragen

Zu jedem Schritt gehört die Frage: „Was passiert, wenn wir ihn weglassen?" Daraus ergeben sich drei Antworten:

• Es passiert etwas Konkretes, etwa eine fehlende Freigabe oder eine Pflichtangabe auf der Rechnung. Der Schritt dient einem Zweck.
• Niemand weiß es genau. Der Schritt stammt aus einer alten Gewohnheit oder einem früheren Werkzeug.
• Der Schritt behebt ein Problem, das ein anderer Schritt erzeugt. Zum Beispiel wird in Excel nachgepflegt, weil das alte System ein Feld nicht hatte.

Der Zweck bleibt, der Schritt darf sich ändern. Wer eine Freigabe nach Wertgrenze braucht, braucht nicht zwingend den ausgedruckten Zettel mit Unterschrift. Notieren Sie deshalb neben jedem Schritt den Zweck in einem Satz.

Markieren, was sich ändern soll

Gehen Sie den dokumentierten Ablauf mit einem Farbsystem durch. Drei Markierungen reichen:

1. Behalten: Der Schritt hat einen klaren Zweck und läuft sinnvoll.
2. Ändern: Der Zweck bleibt, der Weg dorthin soll anders werden (zum Beispiel Doppelerfassung entfällt).
3. Streichen: Der Schritt dient nur einem Werkzeug oder Problem der Vergangenheit.

Entscheidungsregeln für die Markierung:

• Wenn ein Schritt nur Daten von einem System ins nächste überträgt, markieren Sie „Ändern" und klären Sie, welches System die Daten führen soll.
• Wenn ein Schritt eine Excel-Liste pflegt, fragen Sie, welche Formel oder Regel darin steckt. Diese Regel gehört in die Spezifikation, die Liste selbst nicht.
• Wenn ein Schritt eine Ausnahme behandelt, fragen Sie, wie oft sie vorkommt. Eine seltene Ausnahme rechtfertigt selten eine Anpassung am System. Oft ist ein Standardablauf mit einer geänderten Arbeitsweise günstiger.
• Wenn ein Schritt aus Gesetz oder Steuerrecht folgt, markieren Sie ihn „Behalten" und lassen Sie die Anforderung vom Steuerberater bestätigen.

Die dritte Regel ist die wichtigste für die Kosten: Jede Anpassung am Standard muss bei späteren Versionsupgrades mitgeprüft werden.

Vom Ablauf zur Spezifikation

Aus der markierten Aufnahme entsteht ein Dokument, das Fachbereich und Entwicklung gleich verstehen. Schreiben Sie den Soll-Ablauf in der Sprache des Fachbereichs und beschreiben Sie:

• das Ziel des Vorgangs und sein Ergebnis,
• die Rollen und was jede Rolle entscheiden darf,
• die Daten, die ein Schritt braucht, und woher sie kommen,
• die Regeln, etwa Wertgrenzen oder Pflichtfelder,
• die Ausnahmen, die das System abbilden muss, und diejenigen, die weiter von Hand laufen.

Beschreiben Sie das Ergebnis, nicht die Bedienung. „Der Auftrag entsteht aus der Shop-Bestellung ohne Neueingabe" ist eine Anforderung. „Das Feld X wird in Maske Y befüllt" ist bereits eine Lösung.

Prüfen Sie vor jeder Anforderung, ob die eingesetzte Odoo-Version und -Edition sie schon abdeckt. Bei Simplify-ERP gehört dieser Abgleich zur Prozessanalyse, bevor Code entsteht. Das Prinzip gilt für jede Software: erst klären, was der Standard kann, dann entscheiden, was angepasst werden muss.

Beispiel: Shop-Anbindung

Ein Händler verkauft über einen Webshop. Ist-Ablauf: Eine Mitarbeiterin exportiert morgens die Bestellungen, kopiert sie in eine Tabelle, legt Aufträge im ERP an und gleicht den Bestand per Hand ab.

Markierung:

• Export und Kopieren: Ändern. Der Zweck, dass Bestellungen im ERP ankommen, bleibt. Die Übertragung soll automatisch laufen. Konnektoren wie der Odoo Shopware Connector importieren Bestellungen in Echtzeit und synchronisieren Produkte in beide Richtungen.
• Bestandsabgleich von Hand: Streichen, sofern ein System den Bestand führt und der andere ihn übernimmt.
• Prüfung auffälliger Bestellungen: Behalten. Der Zweck, Betrug oder Fehler abzufangen, besteht weiter.

Die zentrale Frage in der Spezifikation lautet hier nicht „Wie bauen wir den Export nach?", sondern „Welches System führt die Produktdaten?"

Ihr nächster Schritt

Wählen Sie heute einen Vorgang aus Ihrem Bereich und lassen Sie sich von der Person, die ihn ausführt, einen konkreten abgeschlossenen Fall zeigen. Schreiben Sie jeden Schritt mit seinem Zweck auf und markieren Sie ihn als Behalten, Ändern oder Streichen. Zählen Sie danach, bei wie vielen Schritten Sie den Zweck nicht benennen konnten. Das sind die Kandidaten, die Sie nicht ins neue System übernehmen sollten.