ZUGFeRD oder XRechnung: Wer welches Format braucht
Was beide Formate unterscheiden, wann ein Empfänger eines davon verlangt und wie Sie beide aus dem ERP heraus erzeugen.
Eine Kundin bittet um eine „E-Rechnung“, ein öffentlicher Auftraggeber verlangt ein anderes Format als Ihr Mittelstandskunde, und ein dritter Kunde schickt die Rechnung nach dem Versand zurück, weil sie sich nicht einlesen lässt. Jede dieser Rückfragen kostet Zeit in der Buchhaltung, verzögert die Zahlung und führt dazu, dass Rechnungen doppelt erstellt werden. Der Grund ist meist derselbe: Die Formatfrage wurde nie je Kunde geklärt.
Was die beiden Formate technisch unterscheidet
Beide Formate enthalten die Rechnungsdaten in strukturierter Form, die Software ohne Abtippen einlesen kann. Der Unterschied liegt in der Verpackung:
- ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein lesbares PDF, in das die strukturierten Daten (XML) eingebettet sind. Der Mensch öffnet das PDF, die Software liest das XML.
- XRechnung ist reines XML ohne PDF-Darstellung. Ein Mensch sieht sie nur über einen Viewer oder eine Software, die sie aufbereitet.
Beide folgen der europäischen Norm für elektronische Rechnungen. Entscheidend ist, was der Empfänger verarbeiten kann und verlangt, nicht, welches Format „moderner“ ist.
Prüffrage für jede Rechnung: Soll sie primär von einem Menschen gelesen oder von einer Software verarbeitet werden? Bei „beides“ passt ZUGFeRD, bei „nur Software“ genügt XRechnung.
Wenn der Kunde eine Behörde oder ein öffentlicher Auftraggeber ist
Sie stellen eine Rechnung an eine Kommune, ein Land oder eine Bundeseinrichtung aus. Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung, häufig zusätzlich mit einer Leitweg-ID (Kennung, über die die Rechnung der richtigen Stelle zugeordnet wird) und der Einreichung über ein Rechnungsportal.
Entscheidungsregel: Wenn der Auftrag von einer öffentlichen Stelle stammt, dann fragen Sie nach Format, Leitweg-ID und Übertragungsweg, bevor Sie die erste Rechnung versenden. Tragen Sie die Leitweg-ID am Kontakt ein, nicht im Freitext der Rechnung.
Wenn der Kunde ein Unternehmen ist
Ein Geschäftskunde hat meist keine Vorgabe, aber ein Eingangssystem, das E-Rechnungen verarbeitet oder noch nicht verarbeitet. Fragen Sie den Kreditorenbuchhalter des Kunden konkret:
- Welche Formate kann Ihr System einlesen?
- An welche Adresse sollen E-Rechnungen gehen: gesondertes Postfach oder die bisherige Adresse?
- Brauchen Sie zusätzliche Angaben, etwa eine Bestellnummer oder Referenz?
Entscheidungsregel: Liest der Kunde strukturierte Daten automatisch ein, dann ist beides möglich; nehmen Sie das Format, das er nennt. Öffnet er Rechnungen nur manuell, dann ist ZUGFeRD die sichere Wahl, weil das PDF lesbar bleibt und die Daten trotzdem enthalten sind.
Wenn der Kunde Privatperson oder Kleinabnehmer ist
Privatpersonen sind im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen nicht Adressat der E-Rechnungspflicht. Für sie bleibt ein lesbares PDF sinnvoll. Ob und wann für Ihre Rechnungsarten eine Pflicht besteht, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Pflichten und Termine
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen und die Pflicht zum Versand gelten nach einem gesetzlichen Zeitplan, mit Übergangsfristen. Konkrete Termine und Ausnahmen, etwa für kleine Umsätze, nennen wir hier nicht. Fragen Sie Ihren Steuerberater: Ab wann müssen wir E-Rechnungen empfangen, ab wann versenden, und welche Übergangsregel gilt für uns?
Wie das in einer Software abläuft
In Simplify-ERP, einer Odoo-Beratung aus Stuttgart, gehört die E-Rechnung zum Arbeitsbereich Buchhaltung: E-Rechnungen in ZUGFeRD und XRechnung werden erzeugt, geprüft und empfangen. Das Format wählen Sie je Kunde am Kontakt. Das Prinzip gilt für jede Software: Das Format hängt am Kunden, nicht an der einzelnen Rechnung, damit niemand es bei jedem Versand neu entscheiden muss.
Kundenliste zuordnen: so gehen Sie vor
- Exportieren Sie Ihre Kunden mit Rechnungen der letzten Zeit.
- Markieren Sie öffentliche Auftraggeber: Format XRechnung, Leitweg-ID erfassen.
- Fragen Sie Geschäftskunden mit hohem Rechnungsaufkommen nach ihrer Eingangsverarbeitung.
- Setzen Sie für alle übrigen ZUGFeRD als Standard.
- Hinterlegen Sie das Format und die Empfangsadresse am Kontakt.
- Senden Sie je Gruppe eine Testrechnung und lassen Sie den Empfang bestätigen.
Ihr nächster Schritt
Nehmen Sie Ihre fünf umsatzstärksten Kunden und beantworten Sie für jeden: Ist es eine öffentliche Stelle? Welches Format kann sein Eingangssystem lesen? Wo steht das bei uns im Kontakt? Fehlt eine Antwort, schreiben Sie dem Kunden noch heute eine kurze Rückfrage.