E-Bilanz verstehen: Welche Daten die Buchhaltung vorher liefern muss

Der Jahresabschluss steht an, der Steuerberater will die E-Bilanz übermitteln, und dann kommen die Rückfragen: Auf welches Konto gehört diese Buchung? Warum steht auf einem Sammelkonto ein Saldo, den niemand erklären kann? Jede dieser Rückfragen kostet Zeit, und oft müssen Buchungen nachträglich umgegliedert werden, obwohl der Abschluss eigentlich fertig sein sollte. Die meisten dieser Fehler entstehen nicht im Abschluss, sondern Monate vorher in der Kontenzuordnung.

Was die E-Bilanz verlangt

Die E-Bilanz ist die elektronische Übermittlung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung an die Finanzverwaltung. Sie wird nicht als PDF eingereicht, sondern als strukturierter Datensatz im XBRL-Format (ein XML-Standard für Finanzberichte). Die Finanzverwaltung gibt dafür eine Taxonomie vor: ein festes Schema von Positionen, die sogenannten Taxonomie-Positionen. Jeder Betrag im Abschluss muss einer solchen Position zugeordnet werden können.

Daraus folgt für die Buchhaltung: Es reicht nicht, dass die Salden stimmen. Jedes Konto muss eindeutig einer Position der Taxonomie zugeordnet sein, und zwar so, dass die Aufteilung inhaltlich zutrifft.

Welche Unternehmen zur Übermittlung verpflichtet sind, welche Taxonomie-Version gilt und welche Fristen zu beachten sind, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Diese Angaben ändern sich und gehören nicht in eine feste Checkliste.

Situation: Das Konto passt zu keiner Position

Sie arbeiten mit einem Kontenrahmen, der über Jahre gewachsen ist. Ein Kontakt hat einmal ein Konto „Sonstiges Diverses“ angelegt, auf das seitdem unterschiedliche Aufwendungen laufen. Die E-Bilanz kennt aber keine Position „Diverses“. Der Steuerberater muss den Saldo aufteilen, und Sie müssen jede Buchung belegen.

Prüfen Sie jedes Konto mit dieser Frage: Lässt sich der Saldo vollständig einer einzigen Taxonomie-Position zuordnen?

• Wenn ja, ist die Zuordnung in Ordnung.
• Wenn nein, weil auf dem Konto Unterschiedliches liegt, teilen Sie das Konto in mehrere Konten auf, bevor neue Buchungen laufen.
• Wenn das Konto ein Altkonto ohne klaren Inhalt ist, sperren Sie es für Buchungen und ordnen Sie den Bestand um.

Standardkontenrahmen wie SKR03 und SKR04 (die Kontenrahmen des DATEV-Umfelds, DATEV ist die Genossenschaft, deren Software viele Steuerberater nutzen) sind bereits auf die Taxonomie ausgerichtet. Je näher Ihr Kontenplan am Standard bleibt, desto weniger Zuordnungsarbeit entsteht. Eigene Konten sind erlaubt, brauchen aber eine dokumentierte Zuordnung.

Situation: Der Wechsel des Kontenrahmens oder des Systems

Ein Betrieb führt ein neues ERP ein und übernimmt den Kontenplan aus dem Altsystem. Konten aus der Eigenentwicklung oder aus einer Excel-Buchhaltung werden eins zu eins mitgenommen. Im ersten Abschluss im neuen System fehlt dann die Zuordnung.

Bilden Sie den alten Kontenplan vor der Datenübernahme auf den Standardrahmen ab, zum Beispiel auf SKR04. Eine einfache Zuordnungstabelle genügt: altes Konto, neues Konto, Begründung. Bei einer Einrichtung der Finanzbuchhaltung in Simplify-ERP gehört genau diese Abbildung zum Ablauf, ebenso wie Eröffnungsbilanz und Abstimmung vor dem ersten Monatsabschluss. Der Grund gilt in jeder Software: Erst wenn die Eröffnungsbilanz stimmt, lässt sich ein Abschluss sinnvoll erstellen.

Entscheidungsregel: Wenn zwei Altkonten inhaltlich dasselbe abbilden, führen Sie sie auf ein Konto zusammen. Wenn ein Altkonto Unterschiedliches enthält, trennen Sie es nach Inhalt.

Situation: Debitoren, Kreditoren und Sammelkonten

Forderungen und Verbindlichkeiten laufen über Personenkonten. In der Bilanz erscheinen sie als Summe unter den jeweiligen Positionen. Probleme entstehen, wenn ein Kunde zugleich Lieferant ist, wenn Kreditoren mit Sollsalden vorkommen oder wenn Anzahlungen auf dem falschen Konto liegen.

Prüfen Sie vor dem Abschluss:

1. Gibt es Kreditoren mit Sollsaldo oder Debitoren mit Habensaldo? Diese Beträge gehören in der Bilanz oft auf die jeweils andere Seite.
2. Sind Anzahlungen von Kunden und an Lieferanten auf eigenen Konten erfasst?
3. Stimmt die Summe der Personenkonten mit dem Sammelkonto überein?
4. Sind die offenen Posten abgestimmt, etwa mit Kontoauszügen und Saldenbestätigungen?

Ob und wie Sie Umgliederungen darstellen müssen, klärt der Steuerberater.

Situation: Zusatzdaten, die kein Konto liefert

Nicht alles in der E-Bilanz ergibt sich aus Kontensalden. Dazu zählen je nach Unternehmen zum Beispiel Angaben zum Unternehmen, Gesellschafterdaten, Anlagenspiegel oder Angaben zu Steuern. Der Steuerberater fragt solche Daten regelmäßig erst im Abschluss an, wenn die Zeit knapp ist.

Legen Sie dafür eine feste Lieferliste an, die Sie vor dem Jahresende abarbeiten:

• Stammdaten des Unternehmens: Rechtsform, Anschrift, Steuernummer
• Anlagenbuchhaltung mit Zugängen, Abgängen und Abschreibungen je Anlage
• Offene-Posten-Listen zum Stichtag
• Saldenbestätigungen und Bankbestände
• Rückstellungen mit Begründung und Berechnung
• Hinweise auf besondere Vorgänge des Jahres

Welche weiteren Angaben für Ihre Rechtsform nötig sind, lassen Sie sich vom Steuerberater bestätigen.

Situation: Die Daten gehen an den Steuerberater

Ob Sie per DATEV-Export, per Datei oder über einen Zugang übergeben: Entscheidend ist, dass die Übergabe wiederholbar und nachvollziehbar ist. Ein Export, der bei jeder Korrektur manuell neu zusammengestellt wird, erzeugt Differenzen zwischen Ihrer Buchhaltung und der des Steuerberaters. Vereinbaren Sie, welches System führend ist, und halten Sie fest, ab wann Buchungen im Vorjahr nicht mehr geändert werden. Sofern Ihre Buchhaltung GoBD-konform geführt wird (die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern in elektronischer Form), bleiben Änderungen nachvollziehbar. Das schützt Sie auch bei Rückfragen der Betriebsprüfung.

Ihr nächster Schritt

Nehmen Sie heute die Saldenliste des letzten Abschlusses und markieren Sie jedes Konto, dessen Saldo Sie nicht mit einem Satz einer einzelnen Bilanz- oder GuV-Position zuordnen können. Diese Konten sind Ihre Problemfälle. Klären Sie mit dem Steuerberater, wie er sie bisher zugeordnet hat, und legen Sie für jedes eine dokumentierte Entscheidung fest: behalten, aufteilen oder sperren.